Ära unusta oma töötajaid: 5 nõuannet sisekommunikatsiooniks kriisiajal
Praegusel kriisiajal näevad paljud ettevõtted ja organisatsioonid suurt vaeva, et kohandada oma tavapäraseid tööprotsesse vastavalt muutuvale olukorrale ning hoida seeläbi oma äri tegevuses. Tihtipeale võib selle juures jääda tahaplaanile suhtlus oma töötajatega. Kindlasti ei tohiks aga kriisiolukorras ära unustada neid inimesi, kes organisatsiooni töö jätkumise üldse võimalikuks teevad.
Töötajad on väljaspool organisatsiooni justkui tööandja saadikud. Kui neid ei teavitata ja nad ei saa aru, mis toimub, on ka organisatsiooni väliskommunikatsiooni efektiivne toimimine keerukam.
Panime kokku viis nõuannet, mida kriisiaja sisekommunikatsiooni korraldamisel silmas pidada:
- Sõnumeid töötajatele
peaks edastama üks kindel allikas, näiteks juht või juhatuse liige. Kriisiolukordades on üheks parimaks viisiks
töötajaid rahustada, kui nad kuulevad informatsiooni justnimelt juhi suust. Kui
tavapäraselt edastab suuremates ettevõtetes informatsiooni näiteks sisekommunikatsioonispetsialist,
siis kriis nõuab vahetumat lähenemist. Organisatsiooni kommunikatsioonispetsialistid
peaksid juhti sõnumite koostamisel ja edastamisel küll aitama, kuid seejuures
ise n-ö allika positsioonilt taanduma.
- Informatsiooni
peaks jagama regulaarselt. Kuna
olukord on pidevas muutumises, siis ei piisa ühekordsest teatest. Kriisiajal
peab töötajatele informatsiooni jagama regulaarselt. Isegi siis, kui
märkimisväärseid muutusi toimunud ei ole, peaks ka seda töötajatele
kommunikeerima. Informatsiooni võiks jagada minimaalselt kord nädalas,
soovitavalt üle päeva ja võimalikult kergesti tarbitavalt – e-maili, siseveebi,
Slacki või Facebooki gruppi kaudu. Organisatsioonid, kus jätkub ka kriisiajal
töö kohapeal, võiksid panna teated üles ka infotahvlitele.
- Informatsiooni
jagamisega ei tohiks venitada. Nagu
mainitud, siis on informatsiooni regulaarne edastamine ülimalt oluline, kuid
seejuures ei tohiks paika seatud kuupäevadesse kinni jääda. Kui jooksvalt
selgub uut teavet, siis peaks selle edastama võimalikult kiiresti, mitte ootama
järgmist päeva või absoluutselt kõiki infokilde. Informatsiooni peab jagama
operatiivselt ning mitte takerduma kõigi detailide väljaselgitamisesse, sest
samal ajal võib info juba muudest allikatest töötajateni jõuda, tekitades
seeläbi segadust ja halvemal juhul paanikat.
- Otsuste
tagamaad vajavad selgitust. Kõik
töötajaid puudutavad otsused vajavad põhjendusi, et vältida arusaamatusi ja
töötajate lisastressi. Ka lihtsamad otsused nagu tööreiside ärajäämine ja
kodukontorist töötamine peaks töötajateni jõudma koos selgitustega. Nii ei
hakka keegi ise põhjendusi otsima, mis võib taaskord lõppeda arusaamatustega.
- Anna võimalus kaasa rääkida ja küsimusi esitada. Julgusta inimesi küsimusi küsima, et veenduda selles, et kõik saaksid esitatud infost täielikult aru. Samuti toetab võimalus dialoogi astuda töötaja turvatunnet. Ettevõtted, kelle tiimi kuulub ka personalitöötaja või HR osakond, peaksid võimalusel pakkuma ka individuaalset nõustamist. Igas kollektiivis on aga äärmiselt oluline see, et rasketel aegadel suheldakse ja ollakse üksteisele toeks.
Lisalugemist ja -kuulamist kriisiaja sisekommunikatsiooni ja teistel seonduvatel teemadel:
- Äripäeva raadio saade teemal „Kuidas rääkida oma meeskonnaga?“
- Nõuanded, kuidas kommunikeerida halbu uudiseid, PR News
- Ruti Einpalu Edasi.org-s: kust algab toimetulek kriisiga?