Töötajad on väljaspool organisatsiooni justkui tööandja saadikud. Kui neid ei teavitata ja nad ei saa aru, mis toimub, on ka organisatsiooni väliskommunikatsiooni efektiivne toimimine keerukam.

Panime kokku viis nõuannet, mida kriisiaja sisekommunikatsiooni korraldamisel silmas pidada:

1. Sõnumeid töötajatele peaks edastama üks kindel allikas, näiteks juht või juhatuse liige. Kriisiolukordades on üheks parimaks viisiks töötajaid rahustada, kui nad kuulevad informatsiooni justnimelt juhi suust. Kui tavapäraselt edastab suuremates ettevõtetes informatsiooni näiteks sisekommunikatsioonispetsialist, siis kriis nõuab vahetumat lähenemist. Organisatsiooni kommunikatsioonispetsialistid peaksid juhti sõnumite koostamisel ja edastamisel küll aitama, kuid seejuures ise n-ö allika positsioonilt taanduma.
   
   
2. Informatsiooni peaks jagama regulaarselt. Kuna olukord on pidevas muutumises, siis ei piisa ühekordsest teatest. Kriisiajal peab töötajatele informatsiooni jagama regulaarselt. Isegi siis, kui märkimisväärseid muutusi toimunud ei ole, peaks ka seda töötajatele kommunikeerima. Informatsiooni võiks jagada minimaalselt kord nädalas, soovitavalt üle päeva ja võimalikult kergesti tarbitavalt – e-maili, siseveebi, Slacki või Facebooki gruppi kaudu. Organisatsioonid, kus jätkub ka kriisiajal töö kohapeal, võiksid panna teated üles ka infotahvlitele.
   
   
3. Informatsiooni jagamisega ei tohiks venitada. Nagu mainitud, siis on informatsiooni regulaarne edastamine ülimalt oluline, kuid seejuures ei tohiks paika seatud kuupäevadesse kinni jääda. Kui jooksvalt selgub uut teavet, siis peaks selle edastama võimalikult kiiresti, mitte ootama järgmist päeva või absoluutselt kõiki infokilde. Informatsiooni peab jagama operatiivselt ning mitte takerduma kõigi detailide väljaselgitamisesse, sest samal ajal võib info juba muudest allikatest töötajateni jõuda, tekitades seeläbi segadust ja halvemal juhul paanikat.
   
   
4. Otsuste tagamaad vajavad selgitust. Kõik töötajaid puudutavad otsused vajavad põhjendusi, et vältida arusaamatusi ja töötajate lisastressi. Ka lihtsamad otsused nagu tööreiside ärajäämine ja kodukontorist töötamine peaks töötajateni jõudma koos selgitustega. Nii ei hakka keegi ise põhjendusi otsima, mis võib taaskord lõppeda arusaamatustega.
   
   
5. Anna võimalus kaasa rääkida ja küsimusi esitada. Julgusta inimesi küsimusi küsima, et veenduda selles, et kõik saaksid esitatud infost täielikult aru. Samuti toetab võimalus dialoogi astuda töötaja turvatunnet. Ettevõtted, kelle tiimi kuulub ka personalitöötaja või HR osakond, peaksid võimalusel pakkuma ka individuaalset nõustamist. Igas kollektiivis on aga äärmiselt oluline see, et rasketel aegadel suheldakse ja ollakse üksteisele toeks.

Lisalugemist ja -kuulamist kriisiaja sisekommunikatsiooni ja teistel seonduvatel teemadel:

• Äripäeva raadio saade teemal „Kuidas rääkida oma meeskonnaga?“
• Nõuanded, kuidas kommunikeerida halbu uudiseid, PR News
• Ruti Einpalu Edasi.org-s: kust algab toimetulek kriisiga?